筆者／肚子鼓古編｜有創意內容行銷｜2024-09-05｜圖片來源：有創意投資有限公司

知名YOUTUBER因為信任元老員工，卻導致被詐走上千萬的情況，公司的營運管理，絕對不能單靠信任；從這個事件反映出來的，還有更多的是管理模式的漏洞

人員長期擔任特定的職務，也因為資歷深，且獲得負責人的信任，沒有第三人進行檢核與授權，導致惡意利用了職務之便做出了AB合約，還索取了大量的公關品。

運營模式中，到底哪裡出了問題，為什麼會發生這種事，企業又應該要如何自保？

明確的工作執行方式，是防止舞弊的第一防線，即使是小型公司，也應該把工作流程跟職責講清楚說明白，你可以從這幾個地方下手

｜業務流程SOP｜

禁止使用私人帳號與廠商對接，不論是社群軟體或是電子信箱，與廠商進聯繫一切與工作相關都需要至指定群組與帳號，再慢慢的去擴大規範的範圍，像是：由業務進行接洽，再由行政部門協助產出契約，接下來還需要向上申請用印程序，最後才是與廠商進行簽約，每一個流程都給出一個「標準」。

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｜職務說明書｜

清晰每個人員的崗位職責，以及工作權限，確保每個關鍵點都由不同的人負責，像是：契約的簽署、財務審核、以及付款的程序都需個別獨立，一定要避免所有業務都集中在同一個人身上。

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｜行為準則｜

明確規定人員與合作廠商的業務行為規範，甚至可以直接在契約內加入條款約束，以這個AB約的事件為例加入條款：合作契約方案，僅限定「一份契約」進行簽署，不另以附件或第二份合約拆分。

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劃分完權責，當然進一步就是權力的下放跟與上級的回報，明確區分各個部門以及人員的職責範圍，確保每個人都清楚自己的「業務範圍」，避免產生職責不清又或者是集權的狀況產生，這是確保公司運營透明度的關鍵。

｜授權制度｜

明確各級管理人員的授權範圍，不同的職等分級授權，確保每一道程序都是經過「核准」的，不能讓單一人員擁有過大的決策權限，不然就會很容易產生個人濫用職務之便，可以根據交易金額、業務性質或是職位高低等因素設置不同的審批層級，也就是所謂的「核決權限」，像是：一般不超過5000元的費用請領，只要上級主管同意即可；但若是超過固定金額，則需要經過請、採、計流程才能進行。

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｜回報機制｜

可以設定定期彙報的機制，像是日常的工作回報，或是每週提交部門工作報告，隨時掌握工作進度及狀況，可以及時地著手處理問題；而再往上的回報，則是透過定期的審查會議，往上彙報讓管理層掌握各部門的運營情況。

信件同樣的也可以進行管理，可以透過CC副本的方式，減少溝通成本，讓主管可以同步知道專案的執行進度，也能同時確保所有專案成員都能掌握進度促進協作。

這種管理模式，最需要的，是建立明確的目標和績效標準，才有辦法確保企業的營運效率。

【模板下載：每日工作回報日誌】

【模板下載：企業公告-工作回報與規範佈達】

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對業務進行監控和檢查，當然不可能每一筆契約都拿出來重新審核，但可以透過定期或不定期的抽查檢驗，從中發現問題

｜定期稽核｜

但稽核的行為不只是發現問題，更能警惕人員避免出現不正當的行為；當然你也可以同時建立舉報制度，讓人員甚至是廠商能舉報可能存在的不正當行為，避免人員長期掌握無限的權利。

指定專責部門或是成立專案小組負責內部稽核工作，每年去制定稽核計劃，定期的去檢查公司各項制度的執行情況，並且針對發現的問題，去提出改進建議並跟進整改情況。

當然也可以利用科技工具去加強監控，想是庫存及財務管理，可以協助你更好的去建立請採計流程，透過系統的輔助，實現數據的自動化管理；進一步還有合約管理系統，能確保所有合約檔案都是經過適當的審核、簽核以及保存，可以更快速地去察覺異常交易。

這些制度措施，是一段持續改進的過程。

隨著公司的成長和外部環境的變化，管理制度也需要不斷調整和完善。企業應該定期檢討現有的制度，及時發現問題並加以改進。

但你也要認知到，沒有一套制度是可以百分之百的防止舞弊，建立信任跟建立制度同樣重要，我們要做到的應該是致力於培養一個誠信、又透明的企業文化，鼓勵人員遵守規則，去共同維護公司的利益。