筆者／肚子鼓古編｜有創意內容行銷｜2024-07-11｜圖片來源：有創意投資有限公司

「不是只規定要開的時候，先申請就好？我都填了為什麼不給我鑰匙？」

「停車費逾期未繳的滯納金，為什麼是我要付？公司又沒規定開的人要就要繳？」

當使用頻率逐漸上升，問題發生的機率也開始提高，你要怎麼進行管理？更進一步地要去思考的是，要如何預防問題發生？

(點我下載模板 >> 定出屬於自己的公務車輛管理辦法 )

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「紀錄」搭配「制度」執行加重管理力道

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◼︎保管與相關管理人設定

當你想要使用車輛，請依照規定向「保管人」進行申請的程序，通過審核後，才拿到車鑰匙，而非固定將鑰匙放在特定區域，想拿的人就拿。

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◼︎使用與審核條件

• 申請辦法：車輛使用必須在外出前的多久時間內，填妥申請表單，並且需要檢附哪些佐證資料，例如：附上公差單一併進行外出申請。
• 使用目的與範圍：具體的去規範公務車輛的使用目的，像是會議、外勤調研，包含天數、地點、區域都可以被規範，古編就遇過不喜歡搭乘交通運輸工具的同仁，從高雄出差台北，卻堅持要開車前往的情況發生！
• 緊急用車：可以接受直接向主管口頭報備、還是必須獲得紙本的同意，又或是在群組上留下文字訊息即可呢？接不接受事後補填寫車輛使用申請？

把細節的「規則」都一一講清楚

>防止濫用

不是想用車就隨時可以開走，若申請事由不合理，管理人有權駁回。

>正確使用

優化資源配置，將有限的車輛資源用於真正需要的公務活動。

更重要的是，不分上下階級，只要通過申請並批准，人人都有使用公務車的權利！

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◼︎行為守則

「公司就沒有租固定的停車位，我怎麼能控制車停在哪，就在B2 是不會自己看喔？」「順路載女友下班，反正也不會有人發現，應該沒有關係吧？」

每個人對公務車的定義不同，透過文字說明清楚請大家遵守。

• 基本守則：跟公務不相關的人，不得搭乘、而且人人都必須遵守交通規則，愛惜車輛。
• 費用處理：產生的額外費用，如停車費、加油費等，必須要打統編，而且憑單報銷；如果是違規罰單，或是因個人因素而造成的逾期未繳納停車費的罰金，則是必須要請當日車輛的使用人自行負責！
• 車輛耗損：任何的零件或是部位有故障的情況，都應主動、立即反應給車輛保管人，並交由保管人進行後續的安排處理。
• 緊急事故：事故發生時要第一時間報警，並拍照錄影存證等，最好是可以對人員進行教育訓練，遇到事故的處理方式是什麼，統一而且合法合規，讓員工在事故發生後能迅速應對，並減少公司損失

>>增強責任感

讓員工養成遵守規範的習慣，增強責任感和紀律意識

>>責任歸屬明確

因未遵守規範，而造成的損害都由使用者自付，附帶的處罰措施又該怎麼訂呢？

◼︎處罰措施

如果因為紀錄表或申請不實，進而造成車輛毀損、違規罰單等，除了費用要自負以外，公司也將會進行對應的處分，依據情節大小進行獎懲的警告、或是小過、甚至是影響績效考核稱機。

>>提高自律性

明確的違規處罰措施，讓員工清楚違規行為的後果，促使員工自覺遵守。

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（ 點我下載 >>>公務車輛管理辦法）

公務車是為了給員工提供便利，但這並不意味著可以隨便使用。

通過建立完善的使用紀錄和管理制度，不僅可以提高車輛的使用效率，還能減少不必要的損耗和矛盾。

最後的最後，更要提醒大家！

請務必員工到職時，最慢在車輛使用前，確認人員是真的有駕駛執照的！！

延伸閱讀：公務車隨便開，反正車子壞了也與我無關 (上)

延伸下載：公務車使用記錄表