筆者／肚子鼓古編｜有創意內容行銷｜2024-07-05｜圖片來源：有創意投資有限公司
「今天停車的時候，車頭不小心Ａ到了，掉了一點漆，應該還好吧？不會有人發現」
「還沒到下班時間不用這麼早回公司，順路載女友去吃個下午茶，偷了點閒簡直小確幸」
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把公務車當私家車再開，想去哪裡就去哪裡，反正不～是～自～己～的～不用放在心上，反正髒了、壞了也都與我無關
不要再讓公務車輛遭到濫用，或是被人員隨意的對待！簡單表格，其實就能監控車輛的使用狀況，讓你做好公平的資源配置，更能在突發狀況發生時釐清責任歸屬。
（ 點我下載 >>> 公務車輛控管這樣做，一張表格管理讓你省時又省力）
車型、車牌、保管人先把車輛的基本資訊都寫清楚，畢竟公司內可能不只有一輛車而已，一台車子對應一張管理表格，讓資訊更有條理。
而【借用人】要做到的則是
◼︎交代清楚使用目的
公司這麼多人，使用資訊當然也是公開透明，要知道哪天是誰用車，當然也要知道為什麼用車，總不能告訴我，因為那天你家沒人，你要先開車回家餵小狗吧？
基本事項：把人、事、時、地、物都列出來，讓一切資訊有跡可循。
物｜使用車輛：ABC – 1234
人｜借用人：王大明
事｜外出原因：ＯＯＯＯ案送審
時｜使用日期與時間：2024/07/05 (五) 09:00-12:00
地｜外出地點：台南市OOO局 OO分局
>>責任歸屬
上個月過期的停車單遺漏未繳，又或者是兩個禮拜前被違規取締的罰單，你要怎麼找出當下的使用人是誰呢？難道公司就該摸摸鼻子吸收嗎？如果有這張記錄表，你可以直接透過發生的時間點來找出對應的負責人，進一步地詢問原因，而不是由公司吃下這筆悶虧。
>>養成習慣，強化紀律
也讓員工知道，不是臨時說要開車，就可以鑰匙一拿直接開走，而是要依據公司申請使用。記名，不只是是為了讓「違規」找得到人，更要促使員工自覺遵守規範。
◼︎外出資訊揭露
「去台南跟客戶提案，早上出去到天黑才回來！甚至還沒有完成簽約？」「來回一小時的路程，送件等候最多一小時，結果一個上午都過完了，人到底去哪了！」你是不是也曾經遇過人員發生這樣的狀況，很是無奈，卻又拿他們沒轍，因為人員就是會「突然」多出很多要做的事情，但卻又看不到「結果」
那麼你需要這樣管理「車輛」以及「人員」！寫清楚這些資訊：
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- 出發時間：
- 啟程公里數：
- 返回時間
- 返回公里數：
>>確認使用範圍
紀錄離開公司跟回到公司的時間，不只是軌跡的紀錄，也是人員出勤的依據，如果發生偷懶、假借外出名義摸魚等行為，從時間差跟路徑的公里數差異，你很快的就看出有問題的地方
>>確保車輛安全
當然，公里數的紀錄也不只是拿追蹤人員的工作軌跡，更是車子保養的重要依據，保管人要在沒有「看到」車子的情況下，透過「數據」就能為車輛進行保養的安排，以延長車輛的使用壽命
◼︎檢查項目
這也是大多數公司遺漏的事項，你還記得考駕照的時候，第一步就是檢查車子嗎？除了安全的問題，還有一點最常發生的問題：車子到底是誰用壞的？從外觀主要需要檢查的項目有
- 大燈及方向燈：是不是有燈泡壞掉的時候，突然發現哪邊的燈不亮了
- 輪胎：胎痕是否還足夠，有沒有需要提前換胎或是有扎到圖釘
- 冷氣：冷媒是否還充足，有沒有不涼的情況
- 保險桿：有沒有新增擦傷或是異常掉落的情況
>>保障行車安全
資產固然重要，但對我們來說，人員更加重要，車子的破損可以透過維修來達到，但若因為故障造成人員傷亡，那就得不償失！我們一定要確保每一位人員開車上路時，都是最安全的狀態。
>>權責釐清
避免發生「傻眼！冷氣壞掉為什麼沒人說？現在大熱天沒冷氣，我是要怎麼去載客戶？」「我開的時候就正常啊！怎麼你開就壞了，還要賴在我身上？」大家吵得面紅而赤，但卻又口說無憑，如果出發前後都仔細盤查每個項目，就減少問題發生或是得替別人背黑鍋的情況發生。
（ 點我下載 >>> 公務車使用記錄表）
公務車是為了給員工提供便利，但不能被當隨便，通過一張表單，讓問題的追訴有所依據，但有『依據』，卻沒有對應的管理辦法，還是可能會發生
「公司又沒有說車一定要停在哪邊」「電瓶沒電發不動，也沒有人反應，大家就很有默契的都不申請那一台車」
- 車輛保管不當，要用車卻找不到車到底停在哪裡。
- 不知道車子發生問題要找誰處理。
延伸閱讀：公務車輛應該要怎麼正確管理
延伸下載：公務車輛管理辦法
