筆者／肚子鼓古編｜有創意內容行銷｜2024-06-27｜圖片來源：有創意投資
開放加盟之後，就意味著需要跟不同的加盟主合作。
而身為總部你，更要確保供貨品質和一致性，統一出貨廠商，掌握供貨品質，才有辦法確保每間門市的商品口味一致。
沒有明確的供貨規範，一定會出現各種的混亂跟抱怨
：今天店裡就爆單，調味包不夠用，為什麼總部不能先幫我送？
：叫貨不是應該今天下訂，明天就到嗎？為什麼到現在還沒收到貨？
：我前天遇到某某小姐，有直接跟他說我要多兩箱紙袋啊，為什麼數量不對？
這就是為什麼你應該要明確規定供貨跟叫貨的方式！
我們雖然可以提供多種選擇以滿足加盟主的需求，但不論是哪種方式，都需要根據內容再延伸訂出更詳細的條件，像是叫貨管道、時間、訂貨格式和確認方式等，甚至在運費的計算上和付款方式上都可以明確定義，更可以依據包裹的重量、距離和件數等因素，去設定免運費的標準，以此提升加盟主的叫貨量，最後才是定義出結帳跟付款的方式。
否則！大家都只會照著自己的「習慣」來做事，總部更不可能因為個別的需求而照單全收。
為了避免不同管道或不同的叫貨方式，所造成混亂，我們必須一開始就定好遊戲規則，最好是可以提供流程說明給加盟主。
照著做，才能降低出錯率，避免不必要的紛爭！
規範訂貨方式
① 訂貨日期：
固定的訂貨日期能讓雙方都有固定的工作流程和預期，也是讓加盟店提前做好庫存規劃，總部也能根據預期訂單，做好供貨準備，在物流也能更好的預測和安排，降低臨時訂單的產生而導致的缺貨或延遲送貨的風險。
② 訂貨管道：
統一訂貨管道能夠建立標準化的訂單接收和處理流程，減少因溝通管道不同，而導致訂單遺漏或延誤，總部也能集中精力優化特定管道的訂單處理系統，提高處理效率。
③ 固定格式：
可以明確訂單中需要填寫的所有必要資訊，像是叫貨人、聯繫方式、商品編號、商品名稱、叫貨數量、配送地址等，減少因訂單內容不完整或填寫錯誤而導致的訂單處理錯誤。
固定的訂貨格式可以讓訂訊息息更有結構化，而且標準便於總部系統快速識別和處理。
規範到貨處理
①驗收作業
核對送貨單上的數量、型號、價格等，與實際收到的貨物逐一核對，並且確認收到的貨品跟訂單要求一致後，才可以簽收。
仔細檢查每件貨品的外觀情況，有沒有任何破損、污損或異常情況。
②瑕疵處理
記錄瑕疵的具體情況，是哪一樣貨品、瑕疵的數量、並詳細描述，如果可以最好拍照存證，當然也要保留好所有相關單據，像是：送貨單、發票，以利總部進行後續的查核及退款處理。
而且務必記得，要把瑕疵商品單獨放，避免與正常商品混在一起，做好標識避免誤用。
③補償措施
瑕疵物品的運費由誰負責？該如何與總部聯繫？會在幾日內安排重新配送，這些都應該被「明確規範」
規範付款方式
① 固定的付款方式以及付款日期
有利於總部準確預測和規劃現金流，更好地進行資金管理，降低資金收支的不確定性，提高資金周轉效率，最重要的是讓內部會計人員的業務更加流暢，避免多種不同的方式，造成帳務混亂跟重工的情況產生。
運費計算
① 規範運費
規範統一的運費金額，有助於總部更好地預算和控制物流成本，也利於跟物流商間的合作關係，確保送貨速度和配送準確性，而這也確保了各加盟主之間的公平競爭。
② 免運優惠
你可以設定一個免運的金額，來吸引提高叫貨金額，不只是讓加盟主覺得「省了一筆」，減少了供貨的作業流程，也提升了總部業績
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