筆者／伊編｜有創意內容行銷｜2023-07-03｜圖片來源：有創意投資
達成採購正確率，溝通順暢是必需
採購的職掌內容，顧名思義是購買東西。但並非到購物網站，按下結帳後，等待出貨即可。
採購的正確品項，除了確認採購申請的內容資訊外，身為採購人員的你，更需要多方了解其他資訊，否則只是按照申請者的片面需求，極有可能採購後，到貨品項卻是錯誤、不符合規格，輕則退貨，重則製程延誤，趕不上出貨交期，失去客戶信賴。長久累積，對於企業及職員，都是實質壓力及負循環。
採購人員不只是依照『採購單』進行採購與請款，更需要再了解其他周邊資訊，以確保採購的品項正確度。
確認品項、規格及使用目的不嫌煩
收到採購單後，你需要的第一件事，一定是電話再次確認這6件事
- 這項產品的採購目的：請問清楚前因後果，這一項產品的採購是討論而來、還是『想到』就馬上要買的？買了以後要達成什麼目的？若這個產品缺貨或超出預算，是否有其他替代方案？
- 要採購的品項長什麼樣子？採購人員不是第一線使用人員，物品可能碰都沒碰過，切勿『用想像的』，請對方傳送圖片，再次確認，避免買錯物品。
- 採購頻率是多久？這是單次採買、定期採買都是你跟廠商議價的籌碼，一定要掌握。
- 到貨形式與需求日：確保人員的使用需求與需求日，能讓你評估送單時間，如：很急的話，可以先用零用金採買部分應急，待下個月預算釋出，再進行送單，將品項補齊。
- 廠商追加與賠償模式：若要追加貨品，需要多少工作天？若有壞掉的產品，廠商來收貨嗎？還是寄回去？下次扣除？郵資誰負責？
- 廠商付款流程：可以接受公司10號出款嗎？還是要貨到付款？出貨前付款？
若使用後有問題，理解癥結反應廠商
按照交期到貨後，需求者若於使用上有任何狀況，請採購人員務必掌握，絕對不是到貨了就兩手一揮，不甘我的事！
一位合格的採購人員，應該是從接到需求到後續使用狀況、廠商狀態，都能完全掌握，如下要掌握3個點：
- 採購確認問題癥結點(尺寸、效能、材質等)是否在使用上有不符需求：故障率高不高？品質是否好？下次還要跟這間廠商叫嗎？
- 回報與廠商回覆效率、處理方式：廠商負責任嗎？會不會出貨後愛理不理？
- 憑證的正確性：發票、收據等有收到嗎？資訊正確可以核銷嗎？
直到廠商完成後續事宜(換貨、賠償等)，採購的購入品項流程，才算完整結案。
採購人員是公司成本的最佳把關者，從接到需求到最後結案，若這些細節都能完全掌握，一定是你加薪升遷的最佳人選！
