管理專案用錯工具，最糟糕可能會搞丟客戶！

筆者／海編小蝦米｜有創意內容行銷｜2022-05-20｜圖片來源：Freepik

身為專案管理人的你，
知道該怎麼善用文件工具嗎？

 

專案管理為何需要圖表工具？

每個人或多或少都會有需要管理專案的機會，除了你本身的職位就是專案管理以外，其實只要是公司派發下來的工作，它都可以成為一個專案，小至名片製作、大到活動舉辦，都可以化作專案來進行管理！

若以公司派發「名片製作」的任務做例子，若你非設計師而是行政人員的話，你會如何執行這項工作？一般來說，可能會是直接找影印店詢問，但我們是否能做得更細節？例如與主管對焦名片設計，需要找專業設計師設計嗎？名片材質是否選用特殊紙材？有多少人員需要新的名片？每個人的資料什麼時候提供？等，像這樣列出問題後，你是不是發現，其實一個看似簡單的任務，要注意的細節卻很多！

你可以選擇最簡單的路去走，但我們從來不會覺得簡單的路就是通往成功的道。

選擇好的圖表工具，可以幫助你在專案管理上，有更清晰的邏輯與時程安排！上面舉例的是最常見的任務，你也可以練習將其他任務，配合適合的圖表工具來進行管理喲！

 

常用圖表不NG

一、甘特圖
最常被使用也最容易上手的專案管理工具之一，甘特圖的呈現方式有百百種，每個人都可以自行設計屬於自己的甘特圖（ 專案管理甘特圖怎麼做？從計畫項目下手開始分類延伸是個不錯的選擇喲！ ），又或是直接購買由專業人士製作好的表個也是一種方法。

二、長條（折線）圖
可讓閱讀者快速掌握一段時間的數字演變與趨勢，通常可以放在報告裡面呈現給主管們，也能在專案執行的過程中同步紀錄使用，如此，當專案結束後，就能回頭觀察整體狀況！

三、心智圖
常用來做訊息歸納整理或創意發想的工具，雖然沒有時程規劃的功能，但也不失為一個好用的技巧！將主架構開出來後，再針對細部不斷延伸發想，一個頁面中即可看到所有相關內容，交互比對，非常適合需要邏輯與專案思考的專案經理人喔！(好用工具推薦：mindnode)

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