海量文件搞暈我！3個技巧讓你從文件就能把公司管好！
筆者／海編小蝦米｜有創意內容行銷｜2022-04-22｜圖片來源：Freepik
文件一堆怎麼辦？通通丟到電腦裡放著就好？
真的這樣做，就等著要用時找到天荒地老！
文件不管理，事情很嚴重？
一間公司／門市或多或少都會有使用文件的需求，根據產業類別或業務的不同，擁有的文件類別也會不同，若公司有數個部門的話，每個部門也會有屬於他們的文件表格，例如人資部會負責請假表、新人報到資料表等；會計部會有報帳核銷相關文件；行銷部則會需要行銷活動申請或文宣印刷申請等表格。
一堆部門、一堆文件表格，即便剛開始只有少數幾份，覺得管理簡單，只要記得在哪個資料夾，或是跟哪個人員索取就好，可是一但公司日漸茁壯，要使用到的文件變多了，你確定你真的有能力記得這些嗎？是否會開始發生A人員找B主管要OO文件，結果B主管也不記得，就隨口說了C應該知道，你去找他要就好的踢皮球事件。
或許你會覺得，不過就是多花了點時間而已，會對公司造成什麼影響嗎？會，如果連對文件類基本的單向索取管道都沒辦法做好，你怎麼能奢望公司在遇到問題需要大量雙向溝通時，制度或人員都能應付？
管理文件並不難，一份管理表萬事搞定！
・文件編碼
編制屬於自己公司的編碼規則，可以從部門、區域、文件類別等開始進行英文編碼，根據組合後訂出文件檔名前的固定英文碼，這種做法可以讓使用者不必花時間點開檔案確認，只需要從檔名就能知道這份文件是否是自己想要的！大大提升使用效率！（文件編碼並不難，管好你的重要文件 ）
・主旨說明
為每份表格撰寫簡易的說明文字，可以加速人員對該文件的認知，並且降低表格的使用錯誤，甚至可以透過這一方法觀察人員的理解力，不失為一個測試軟實力的好方式。
・經辦人員
即便有這份管理表，已經清楚地呈現了一份文件的所屬部門、區域與類別，但仍舊需要一個負責人員，通常可以直接交由這份文件的部門主管或指定人員主責，經辦人員除了需要理解這份文件的使用方式外，也負責收取或提供索取！
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