開會是浪費時間，還是提升效率？三大重點，讓時間也能花在刀口上！

筆者／海編小蝦米｜有創意內容行銷｜2022-21-25｜圖片來源：Freepik

工具準備不週全，開會就是浪費生命！
做到對的事情，讓效率提升三倍！

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不要讓開會變成老闆的個人秀
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無論是什麼規模或產業的公司／門市／組織，會議都是一種與平行、上下溝通的方式，筆者過去任職過大大小小的公司，有些公司會議多起來，甚至從小組會議到部門會議、跨部門會議、週會、晨會、提案會、核心會⋯⋯一週要開的會議，至少得用上兩隻手指頭才數得完。
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但是會議多，就是好嗎？
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從老闆端來看，我們需要釐清會議目的是什麼，並記住，會議並不是老闆的個人秀，而是要有效傳遞欲溝通的事情給自己的人員，並對其產生共鳴和擁有相通的認知。當確定目標後，再去準備相對應的工具及運用，才能更有效地運作事情。
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三張工具表，讓會議運作更順暢
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・會前通知｜前置
所謂的會前通知，有些方式是簡單迅速，在Line上敲幾個「近來開會」的字就可以解決，但我們捫心自問，像是這樣臨時又唐突的討論，除非是在有一定默契或熟悉程度上，難道真的可以幫助公司運作得更順利嗎？站在人員的角度，被傳喚至開會的當下，他可能正在進行某個重要的工作，在順利進行的時候，被打斷的人員，能夠在會議結束回座位後，毫無困難的銜接嗎？甚至，在開會時，人員可能還會心繫著被打斷的工作，而無法全心投入會議。（別再來一場說開就開的會，提前準備、效率更優）
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會前通知的意義，除了提早告知與會人員要開會的事情外，也是要讓他們可以知道會議的內容與目的，讓人員能提早做好心理準備與資料查詢，幫助會議能在快狠準的情況下進行。
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・會議記錄｜過程
常常很多人會覺得會議紀錄是很不必要的，每個人員自行筆記即可，為何還要安排一個專門紀錄的人呢？這是因為，每個人的認知與理解都不一定一樣，若這個人員和那個人員，在某件工作上的執行方式沒有同樣的思想，各記各的，結果導致工作結果不一致，那豈不是浪費了會議的時間。每個與會者，固然理應要做自己的紀錄，但由主管級單位安排一位負責總紀錄的執行，其目的是為了讓所有的會議資訊，都能有個依據，而不會造成各說各話的窘境。（記錄會議過程，成為所有人員認知的核心依據）
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・企業公告｜後續
當會議結束後，過去我們可能就是老闆一聲解散，大家各自鳥獸散，方才可能討論的各種事項，就全憑記憶來執行，甚至更糟糕，根本不記得自己要做些什麼，企業公告的存在，就是為了幫開會做一個完美的句點。透過會議記錄的文字，萃出最終的結論，並將其以公告的方式張貼佈達。（精準佈達！讓每次會議都有一個可以追蹤的結論）長遠來看，除了替當下每次的會議留個記錄以外，更能在日後需要時，回頭檢視每個會議的結論與專案執行追蹤。
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